Электронный документооборот (ЭДО) упрощает процесс обмена юридически значимыми документами, включая товарные накладные. Однако для корректного учета важно правильно подтверждать получение таких документов. Рассмотрим пошаговый процесс подтверждения накладных в ЭДО.
Содержание
1. Подготовка к работе в ЭДО
Перед подтверждением накладных убедитесь, что:
- Вы зарегистрированы в системе ЭДО и имеете электронную подпись (ЭП).
- Ваша организация подключена к оператору ЭДО (например, СБИС, Диадок, Контур).
- У вас есть доступ к входящим документам.
2. Получение накладной
Накладные поступают во входящие документы вашей системы ЭДО. Обычно они имеют статус "Ожидает подтверждения".
Шаги для проверки накладной:
- Откройте документ и проверьте его содержимое.
- Убедитесь, что данные соответствуют фактическому получению товара или услуги.
- Сверьте реквизиты (номера, даты, суммы) с вашими учетными записями.
3. Процесс подтверждения
После проверки накладной можно подтвердить ее несколькими способами:
| Способ подтверждения | Описание |
| Простое подтверждение | Нажатие кнопки "Подтвердить" без внесения изменений. |
| Подписание ЭП | Использование электронной подписи для юридического подтверждения. |
| Частичное подтверждение | Возможность подтвердить только часть позиций с указанием расхождений. |
4. Отказ от подтверждения
Если в накладной обнаружены ошибки, можно:
- Отклонить документ с указанием причины.
- Отправить поставщику уточненную накладную.
- Связаться с контрагентом для устранения несоответствий.
5. Фиксация подтверждения
После подтверждения система ЭДО автоматически:
- Меняет статус документа на "Подтверждено".
- Отправляет уведомление контрагенту.
- Фиксирует дату и время подтверждения.
Важно:
Сроки подтверждения накладных могут регулироваться договором или законодательством (например, 3 рабочих дня по 54-ФЗ для УПД).
Заключение
Подтверждение накладных в ЭДО – важный этап документооборота, обеспечивающий юридическую значимость сделок. Соблюдение правил подтверждения помогает избежать споров с контрагентами и проблем с налоговым учетом.
