Отправка справок по почте – стандартная процедура в деловой переписке. Важно соблюдать правила оформления и отправки, чтобы документы были доставлены адресату вовремя и в надлежащем виде.
Содержание
Способы отправки справок
- Электронная почта – быстрый и удобный вариант для цифровых документов
- Почтовая служба – подходит для официальных бумажных документов
- Курьерская доставка – используется для срочных или ценных документов
Порядок отправки справки по электронной почте
1. Подготовка документа
- Проверьте правильность содержания справки
- Сохраните документ в общедоступном формате (PDF, DOCX)
- Назовите файл понятно (например: "Справка_Иванов_05.07.2024.pdf")
2. Составление письма
| Поле | Рекомендации |
| Тема | Укажите тип документа и ФИО (например: "Справка о доходах Петрова И.С.") |
| Текст письма | Добавьте краткое сопроводительное сообщение |
3. Прикрепление файла
- Нажмите кнопку "Прикрепить файл"
- Выберите подготовленный документ
- Проверьте, что файл прикрепился правильно
Отправка бумажной справки почтой
1. Подготовка конверта
- Используйте конверт соответствующего размера
- Для важных документов выбирайте плотные конверты
2. Заполнение адреса
Укажите:
- Полный почтовый адрес получателя
- ФИО или название организации
- Ваш обратный адрес
3. Выбор способа отправки
| Тип отправки | Когда использовать |
| Простое письмо | Для обычных справок без необходимости подтверждения доставки |
| Заказное письмо | Для важных документов с уведомлением о вручении |
Рекомендации по отправке
- Перед отправкой сделайте копию справки
- Для электронной почты используйте официальный адрес
- При отправке ценных документов выбирайте заказную почту с описью вложения
- Сохраняйте квитанции об отправке
Образец сопроводительного письма
Уважаемый Иван Сергеевич,
Направляем Вам запрашиваемую справку о выполненных работах за период с 01.01.2024 по 30.06.2024.
В приложении: Справка №45 от 01.07.2024 (1 лист).
С уважением,
Менеджер ООО "Компания"
Петрова А.И.
тел. +7 (123) 456-78-90
